Administrador de condomínio: 5 competências fundamentais
A função de administrador de condomínio exige determinadas competências, nas áreas da gestão, da legislação e do planeamento, entre outras.
A pessoa responsável pela administração de um condomínio tem um objetivo em mente: o bem-estar do condomínio. Tal implica contas equilibradas, desavenças resolvidas e, se possível, poupanças no banco.
Contudo, esse sucesso é desafiado pelas mais diversas situações do dia-a-dia. Num momento é uma questão legal, mas no outro já pode ser financeira, de planeamento ou de mediação.
Não existe uma fórmula exata, mas há cinco competências que qualquer bom administrador de condomínio deve possuir.
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Competências essenciais para a administração de um condomínio
1. Entendimento profundo do condomínio
É imprescindível que o administrador conheça quais são as reais necessidades do condomínio. Deve saber quais são as especificidades financeiras e de manutenção, quem são os proprietários e/ou os moradores, bem como quem são os funcionários (se os houver).
Por exemplo, no caso de obras, a prevenção é sempre a melhor alternativa. Por lei, apenas é obrigatório realizar obras de manutenção de oito em oito anos. No entanto, convém o administrador manter-se atento e, sempre que vir necessidade de alguma reparação, levar o assunto à assembleia de condóminos, para que seja debatido e aprovada a reparação. Desta forma, evitar-se-á prejuízos futuros bem mais avultados e o desequilíbrio das finanças do condomínio.
2. Conhecimento da legislação em vigor
O conhecimento da legislação que rege os condomínios é necessário para que, sempre que seja necessário intervir, o administrador saiba o que deve fazer. Por exemplo, um administrador deve ter a noção de que a reunião de condomínio deve ser convocada na primeira quinzena de janeiro e que a convocatória da mesma tem de ser enviada por carta registada com pelo menos 10 dias de antecedência. Excecionalmente, pode ser convocada até ao final de março, se tal estiver previsto no regulamento do condomínio ou se resultar de deliberação, aprovada por maioria, da assembleia de condóminos.
Nas reuniões, precisa de saber que, para que as deliberações sejam válidas, é necessário respeitar as diferentes maiorias existentes para cada tipo de assunto. Por exemplo, para pintar a fachada do prédio apenas é preciso 50% dos votos mais um; já para proibir animais domésticos no edifício, necessita-se da unanimidade.
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3. Sentido de organização
Toda a função do administrador baseia-se nos mais diversos documentos: atas de assembleia, faturas de fornecedores, documentação fiscal e bancária, recibos, entre outros. É essencial ter tudo bem organizado em pastas e ficheiros de computador.
Desta forma, saberá sempre se há valores em dívida, quais são as despesas a pagamento e se o orçamento está a decorrer de acordo com o aprovado no início do ano ou se está a derrapar.
4. Capacidade de comunicação
Não basta que o administrador seja honesto e eficiente, convém também saber comunicar com os condóminos. Lidar com pessoas não é uma tarefa fácil. O administrador deve conseguir ouvir e colocar-se no lugar dos outros, mostrando empatia. Contudo, convém também ser firme em momentos determinantes.
O administrador deve fazer cumprir o que decorre da lei, o que está estipulado no regulamento do condomínio e o que vai sendo deliberado nas reuniões de condóminos, com autoridade, mas sem criar confrontos. Sempre que existirem conflitos entre vizinhos, é importante conversar de forma amigável e procurar uma solução que se ajuste a todos os envolvidos.
O administrador deve ainda ter a capacidade de partilhar responsabilidades, incluindo os restantes condóminos na gestão e na tomada de decisão do património comum que é o condomínio. Isto é, as decisões importantes só podem ser tomadas em conjunto na assembleia de condóminos, sendo o administrador apenas o executor.
Também, de forma a exercer uma gestão muito mais transparente e rigorosa, o administrador pode utilizar uma plataforma de gestão, a que todos os condóminos tenham acesso, desta forma tendo sempre informação do que está a acontecer no condomínio.
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5. Autocuidado
A capacidade de limitar o desgaste da função é importante, para que seja possível conciliá-la com a vida pessoal, sem sobreposições. Para tal, ajuda não tomar partido em problemas de convivência, e muito menos alimentá-los.
Sempre que contactar com os condóminos, o administrador deve dar preferência a avisos e advertências por escrito. Desta forma, evita confrontos e discussões desnecessárias.
Não deve receber as queixas pessoalmente, mas criar um livro de reclamações/sugestões, no qual todos os condóminos podem registar e partilhar o que desejarem.
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